会議を円滑に進めるには
会議を円滑に進めて行くにはファシリテーターの存在がとても重要です。
良い会議にするためには、時間厳守で行わなければなりません。
最終的に結論がでなければ、会議をやった意味が無くなってしまいます。
また、会議に参加した人が納得をすることも求められます。
納得しなければ、会議に参加した人が次のアクションに移ることができなくなってしまうからです。
会議を意味のあるものにするために、ファシリテーターは会議を上手く設計しなくてはなりません。
会議の必要性や目的を明確にしなくてはなりません。
議論の順番を決めることも大事なポイントです。
必要に応じて、会議の前にアジェンダを作製しておくといいでしょう。
結論に誘導するには、どのようにするかと筋書のようなものも考えておくことが求められます。
あまりにも、長時間になってしまうと結論が全くでなくなってしまうからです。
アジェンダに沿って、会議は進められますが、ファシリテーターは会議を上手くリードしなくてはなりません。
意見を上手くまとめて調整していくことも必須です。
時間管理のセンスも求められます。
全ての参加者が自由に意見を言える環境をファシリテーターは整えなくてはなりません。
アジェンダの作り方
アジェンダには以下の内容を記載しておくといいでしょう。
会議の名称、会議についての基本情報、会議の目的、その日の進行内容、会議のタイムスケジュール
タイムスケジュールは、スムーズに会議を進めて行く上でとても重要な物ですので忘れないで作製すべきです。
リラックスした雰囲気を作り出すために、アイスブレークも必要です。
前回の振り返りも必要に応じて取り入れるといいでしょう。
会議の終了の際に、決定事項を今後のアクションを確認することが必要です。
メンバーの意見を最大限に引き出して行くことを考えるのでしたら、答え易い質問を用意すべきです。
笑顔で問いかけることもお勧めです。
参加者の意見に対してはポジティブにとらえることがオススメです。
合意の方法
会議の結論を出すときには、全会一致、多数決、リーダーによる決定等の方法で一つにまとめて行くようにするといいでしょう。
また、出来るだけ具体性を持たせるべきです。
しかしながら、あまりにも細かい合意は、意味を持たなくなってしまうので、要注意です。
会議において、ファシリテーターは中立でなくてはなりません。
誰かに対して肩入れをしてしまうと、会議を公正に進められなくなってしまいます。
利便性の追求
会議というと、同じテーブルで討論するイメージがありますが、昨今は電子機器が非常に発達してきていますので、遠隔会議も可能になって来ています。
ファシリテーターはできるだけ、多くの人が参加できるように、新しい技術を取り入れることも考えるべきです。
